Ausgangssituation

Für die Suche nach Dokumenten innerhalb des Intranets nutzte die Deutsche Telekom AG (DTAG) eine selbst entwickelte Lösung. Diese musste durch ein redaktionelles System betreut werden. Neu aufzunehmende URLs wurden von Mitarbeitern analysiert und katalogisiert. Somit vergingen oft mehrere Wochen, bis der Inhalt dieser URLs recherchierbar und somit für den Nutzer verfügbar war.

Aufgabenstellung

Mit der Umstellung auf ein neues Suchmaschinensystem sollten folgende Ziele erreicht werden:

• Minimierung des redaktionellen Aufwands
• Bereitstellung einer Recherche über den kompletten frei gegebenen
  Datenbestand
• Bereitstellung einer langfristig nutzbaren Lösung
• Freie Skalierbarkeit bezüglich des Suchanfragen- und Indexvolumens

contracos Lösung

Gemeinsam mit den Projektverantwortlichen der DTAG entschied sich contraco für die Einführung einer Mehr-Mandanten-Lösung. In einem ersten Schritt wurden basierend auf einer Plattform getrennte Suchanwendungen für zwei Unternehmensbereiche geschaffen.
Seit Dezember 2004 arbeitet die Intranetsuche für die Bereiche:

• Telekom Intranet (verfügbar für alle Mitarbeiter des Konzerns)
• myTeamnet-Suche (verfügbar für die Mitarbeiter der Bereiches DTAG)

Seit April 2005 wird zudem eine spezielle „WM 2006-Suche“ für Inhalte rund um die Fußball-Weltmeisterschaft 2006 angeboten. Diese Suche ist für alle Mitarbeiter des Unternehmens verfügbar, sowohl über Arbeitsrechner im Intranet als auch über externe Rechner.

Alle drei Suchanwendungen basieren auf der selben technischen Lösung. Die Ergebnisse unterscheiden sich lediglich visuell. Die integrierte Mandantenlösung macht es möglich, die Suchlösung mit geringem Kostenaufwand auch anderen Unternehmensbereichen der DTAG zur Verfügung zu stellen. So nutzt der Bereich T-Com die Intranetsuche für die Recherche in den eigenen Arbeitsmaterialien seit April 2005.

Ergebnisse

Mit der Umstellung auf contraco-Lösungen konnten wichtige positive Effekte erzielt werden:

• Die Wartezeit auf die Recherchierbarkeit neuer URLs hat sich von mehreren Wochen auf wenige Stunden verkürzt.
• Es werden nun alle Dokumente der angemeldeten URL-Räume gefunden. Die Nutzer der Such-funktionen können bequem über einen Einstiegspunkt suchen.
• Die Antwortzeit hat sich von mehreren Sekunden auf unter eine Sekunde verkürzt.
• Sicherheitslücken konnten aufgedeckt und beseitigt werden. Vertraulich eingestufte und in öffentlichen Ordnern abgelegte Dokumente sind ohne dezidierte Nutzerrechte nicht mehr zugänglich.