De oorspronkelijke situatie - hoe het is begonnen

Om documenten te kunnen zoeken op het intranet, hield DTAG een eigen oplossing in de lucht. Deze applicatie werd aangestuurd door een op tekst gebaseerd systeem. Om daarin nieuwe URL’s te kunnen opnemen moesten de analyse en de categorisering met de hand gebeuren. Daarom duurde het vaak enkele weken voordat nieuwe documenten opvraagbaar en zoekbaar waren.

Opdracht

Met het introduceren van nieuwe oplossingen, moesten meerdere verbeteringen worden gerealiseerd:

•  Het verminderen van de tekstverwerking
•  Het bieden van een zoekfunctie binnen het complete daartoe vrijgegeven bestand
•  Het leveren van een duurzame en nuttige oplossing
•  Vrij in te stellen schaalgrootte voor de zoekaanvragen en het indexvolume.

Contraco’s oplossing

Samen met de projectverantwoordelijken van de DTAG besloot contraco tot de invoering van een oplossing voor meerdere interne opdrachtgevers tegelijkertijd. In de eerste fase werden twee gescheiden zoekoplossingen ontwikkeld, op hetzelfde platform.

Sinds december 2004 werkt de intranet search voor de volgende gebieden:

• Telekom Intranet (beschikbaar voor alle medewerkers van het concern)
•  myTeamnet-Search (beschikbaar voor de medewerkers van DTAG)

Sinds april 2005 wordt bovendien een speciale "WM 2006 – Suche" aangeboden met content over de wereldkampioenschappen voetbal 2006, dat in Duitsland wordt gehouden. Deze zoekfunctie is voor alle medewerkers van het gehele concern beschikbaar, zowel via de PC op de werkplek, als via de PC thuis.

Alle drie de applicaties zijn op dezelfde technische oplossing gebaseerd. De resultaten onderscheiden zich inhoudelijk en visueel echter sterk. Door de geïntegreerde oplossing voor meerdere interne opdrachtgevers, is de zoekoplossing met geringe extra kosten op meerdere onderdelen van de onderneming specifiek beschikbaar. Zo gebruikt T-Com intranet search sinds april 2005 voor het zoeken in de eigen personeelsgegevens.

Resultaten

Met contraco's oplossing konden positieve effecten worden gerealiseerd:

• De wachttijd voor het zoeken van gegevens via nieuwe URL’s werd van enkele weken tot enkele uren teruggebracht,
• Nu worden alle documenten via bepaalde URL’s teruggevonden. De gebruikers van de zoekapplicatie kunnen deze gemakkelijk via een centrale zoekfunctie opvragen,
• De antwoordtijd is van enkele seconden tot onder één seconde teruggebracht,
• Onvolkomenheden in het beveiligingssysteem kunnen worden ontdekt en de gaten worden gedicht. Vertrouwelijke documenten en in openbare ordners opgeslagen data zijn zonder de bepaalde toegangsrechten, niet meer voor onbevoegden toegankelijk.